Правило Парето
Существуют базовые рекомендации, которые повышают личную эффективность. Начинайте день без спешки, чтобы не тратить лишние силы и нервы. Вставайте в одно и то же время - это дисциплинирует и хорошо сказывается на самочувствии. Когда биологические часы постоянно сбиваются, организм истощается, и это резко снижает рабочий настрой. Группируйте задачи: например, новые, важные, непредвиденные. Для наглядности выделяйте категории цветом или символом. Разграничивайте время работы с коллективом, выполнения должностных функций и отдыха. Иначе придётся постоянно переключать внимание, а это утомляет. Каждой задаче отводите определённое время: чёткие сроки мотивируют и помогают справляться с прокрастинацией. Используйте правило Парето. Только 20% усилий дают 80% результатов. Поэтому не стоит целый день работать на максимуме возможностей. Определите, какие задачи приносят больше пользы, и сосредоточьтесь на них. Выберите идеальный промежуток для всех важных переговоров и совещаний - так вы не будете забывать о назначенных встречах и опаздывать. Предусмотрите перерыв, чтобы расслабиться, отвлечься и найти силы для нового рывка.
Полезно используйте свободное время. Умейте переключаться, уделять время тому, что приносит удовольствие и развивает вас: изучение языков, спорт, чтение, прогулки на свежем воздухе. Не перегружайте себя, не берите дополнительные функции и обязательства. Часть задач делегируйте заместителям или другим компетентным сотрудникам. В конце рабочего дня сверяйте результаты с намеченными планами, разбирайте и корректируйте будущие задачи. То, что было актуально вчера, сегодня может быть не приоритетным.

Лягушка на завтрак
Существует более 20 техник тайм-менеджмента, и некоторые из них противоположны друг другу. Например, техника «Поедание лягушки» предлагает решать самую сложную задачу с утра, а «Getting Things Done» - начинать день с мелких дел. Рассмотрим наиболее практичные методы. Метод «Альпы» предлагает разбить задачу на подзадачи по принципу пошагового восхождения в гору. Шестьдесят процентов времени уделите запланированным делам, остальные сорок - непредвиденным. Действуйте по задуманному графику и не отклоняйтесь: выберите наиболее приоритетную задачу, спрогнозируйте срок выполнения, выделите нужное время в графике, составьте пошаговый план и отмечайте выполненные пункты. Основная проблема этого метода - сложно составить точный прогноз и понять, сколько фактически потребуется времени. Поэтому указывайте сроки с небольшим запасом.
Матрица Эйзенхауэра, разработанная одним из президентов США, известным своей высокой продуктивностью, предлагает распределить дела по четырём квадратам. Важные и срочные - сделать. Например, ответить на письмо заказчика, купить билеты для командировки, подписать приказ. Эти дела нельзя откладывать, от них многое зависит. Важные и несрочные - распланировать. Это обязательные задачи, с которыми можно не спешить: сходить на тренинг, познакомиться с новыми сотрудниками, проверить ремонтные работы в офисе. Неважные и срочные - делегировать. Вызвать мастера для ремонта принтера, разослать пригласительные письма партнёрам или закупить канцелярию может другой сотрудник. Так у вас появится дополнительное время. Неважные и несрочные - удалить.

Они не несут пользы и отнимают много времени: просмотр соцсетей во время работы, личные разговоры и встречи.
ABC-анализ объединяет в себе матрицу Эйзенхауэра и принцип Парето. Здесь три группы. Группа приоритетных задач - они максимально значимы для компании, потому что вносят 65% в достижение целей. Группа важных задач - польза их решения и тайминг примерно 20% от общего списка, часть этой категории можно распределить среди сотрудников. Группа несрочных и неважных дел - их значимость не более 15%. Составьте список дел, распределите их по важности и обозначьте буквами «А», «B» и «C».

Общаться и делегировать
Не пытайтесь перевыполнить план и одновременно решать несколько задач. Даже если думаете, что успеете всё, что-то может пойти не так, или вы просто устанете. Помните, что важные, но несрочные вопросы нельзя откладывать надолго. К примеру, если вы не проверите ремонт в офисе в течение месяца, последствия будут непредсказуемы. Поэтому учитывайте ценность каждого отдельного действия.
Серьёзная ошибка в тайм-менеджменте - неумение делегировать обязанности и плохая коммуникация с сотрудниками. Чтобы исключить эту проблему, используйте инструменты для совместной работы. Вам станут доступны видеоконференции и чаты с сотрудниками, удобно делиться своими планами и назначать ответственных, контролировать ситуацию даже вне офиса. Такие приложения могут бесплатно установить все пользователи на компьютеры, ноутбуки, планшеты и смартфоны.

Корпоративные и командные трекеры
Если вам нужен инструмент не только для личных задач, но и для управления командой, подойдут эти решения:
- Яндекс.Трекер Корпоративный таск-менеджер в экосистеме Яндекс 360. Поддерживает Kanban, Scrum, диаграммы Ганта, автоматизации и интеграции с почтой, GitHub и мессенджерами. Подходит для компаний, которые уже используют сервисы Яндекса.
- Kaiten. Гибкий инструмент для управления рабочими процессами. Позиционируется как платформа для командной работы с канбан-досками, Scrum и аналитикой. Бесплатный тариф доступен неограниченному числу пользователей.
- Битрикс24. Комплексная платформа, где задачи - лишь одна из функций наряду с CRM, мессенджером и документами. Бесплатный тариф без ограничения по числу пользователей, но с ограничениями по функционалу. Что касается, электронных планировщиков, если нужен простой личный блокнот - берите Яндекс Заметки или Заметки Mail. Если вы ищете мощную замену Notion для команды с базами данных и совместной работой - присмотритесь к Yonote. Если хотите бесплатное и многофункциональное решение - попробуйте Collabis. Для технических команд с фокусом на документацию подойдет Gramax.
Инструменты для веб-конференций и совместной работы также многообразны. Если вам нужен простой сервис для видеозвонков, можно начать с Яндекс Телемост или VK Звонки. Для совместной работы над документами - попробуйте Яндекс Документы или Р7-Офис. Если же вы хотите заменить всю экосистему Microsoft Teams и получить единое пространство для команды, стоит рассмотреть VK WorkSpace или IVA One – они позволяют проводить онлайн-встречи, обсуждать проекты, делиться файлами и работать с коллегами удалённо.

Выберите инструменты, которые наиболее подходят для ваших нужд и предпочтений. Важно найти те, которые интегрируются именно с вашими рабочими процессами и помогут быть более организованным и продуктивным.

Планирование как ключевой навык
Планирование времени является важным навыком для руководителя по нескольким причинам. Во-первых, оно увеличивает производительность. Планирование позволяет оптимизировать использование своего времени и ресурсов, определить, какие задачи являются наиболее важными и срочными, и уделить им достаточно времени и внимания. Это помогает быть более продуктивным и эффективным в своей работе. Во-вторых, планирование предотвращает перегрузку. Руководители часто сталкиваются с большим объёмом работы и множеством задач. Планирование позволяет более осознанно подойти к распределению своего времени и избежать перегрузки, определить, какие задачи можно делегировать или отложить на более подходящий момент. В-третьих, планирование помогает лучше организовать дела и задачи. Вы можете создать план на день, неделю или месяц, определить последовательность выполнения задач и установить сроки. Это помогает иметь ясное представление о своих обязанностях и прогрессе работы. В-четвёртых, руководитель является образцом для своей команды. Если он эффективно планирует своё время, это может вдохновить и мотивировать подчинённых делать то же самое. Планирование помогает установить приоритеты, быть организованным и демонстрировать хорошее управление временем. И наконец, планирование даёт возможность выделить время для стратегического мышления и принятия важных решений.

Руководитель может заранее спланировать время для анализа данных, обсуждения идей с командой или разработки новых стратегий. Это помогает быть более осознанным и обоснованным в своих решениях.


Что важно запомнить
Тайм-менеджмент дисциплинирует, требует ответственности и параллельно разгружает мысли. Не придётся хранить в памяти множество задач - вы просто фиксируете всё в органайзере. Для каждой цели рассчитывайте время, чтобы не зацикливаться на ней долго и переходить к другим делам. Пункты с жёстким таймингом, например деловые встречи, записывайте на одно и то же время. Пользуйтесь готовыми решениями: матрицами, специальными блокнотами или приложениями.

Таким образом, планирование времени помогает руководителю быть более организованным, продуктивным и эффективным. Он может лучше управлять своими обязанностями, делегировать задачи, принимать решения и быть образцом для своей команды. Не забывайте, что каждый человек уникален, поэтому важно экспериментировать и находить свои собственные методы планирования времени, которые наиболее эффективно работают именно для вас.