Выбор самых ценных и важных задач
Время – это ресурс, который мы не можем ни увеличить, ни уменьшить. Мы можем лишь решать, как использовать те 24 часа, которые у нас есть. Большую часть этого времени необходимо уделять сну и другим жизненно важным делам. Но что делать с оставшимся временем? Как распределить его максимально эффективно? Брайан Трейси предлагает разделить все текущие задачи на четыре категории:

Первая категория– важные и срочные дела. Это задачи, которые требуют немедленного выполнения. Их следует решать в первую очередь, так как их исполнение может иметь значительные последствия.

Вторая категория– важные, но не срочные дела. Эти задачи действительно важны для человека и ориентированы на его будущее, но их можно выполнить позже. В качестве примеров можно назвать встречи с близкими, времяпрепровождение с друзьями или занятия спортом. Если отложить выполнение этих дел и сначала сосредоточиться на рабочих задачах, это позволит освободить время для приятных и важных дел.

Третья категория – срочные, но не важные дела. Это различные «необходимости» - такие, как починка сломанных вещей.

Хотя эти задачи требуют быстрого выполнения, они не имеют значительного влияния на дальнейшую жизнь.

Четвертая категория– неважные и несрочные дела. Это занятия, которые не столь важны, но на которые хочется потратить время – например, походы по магазинам без необходимости или разговоры со знакомыми. Эти дела можно отложить, чтобы сосредоточиться на более важных и срочных задачах.

«Инструменты» тайм менеджмента

Современное управление временем предлагает множество различных инструментов, которые могут значительно облегчить вашу работу. Под «инструментами» мы подразумеваем не техники и упражнения, а конкретные предметы и вещи. К основным инструментам тайм-менеджмента можно отнести:

Тетрадь (блокнот) и ручка (карандаш). Не зря говорят, что если вы хотите что-то запомнить, лучше записать это.
Письменные принадлежности помогают не только лучше запоминать информацию, но и более эффективно решать задачи.
В некоторых случаях письменная форма может оказаться более полезной для решения сложных вопросов.

Однако у этих канцелярских принадлежностей есть небольшой недостаток — отсутствие интерактивности.

Ежедневники, органайзеры и другие печатные материалы. Эти вещи стали очень популярными в последнее время и активно распространяются среди пользователей.
На полках книжных магазинов можно легко найти разнообразные ежедневники и блокноты с различными графами для записи. Некоторые из них предлагают удобные инструменты – такие, как «колесо баланса», распределение дел по сферам жизни, бланки для составления генеральных планов, планирование отдыха и многое другое, что значительно упрощает организацию как профессионального, так и личного времени.

Электронные органайзеры. Эта категория включает в себя различные электронные календари, которые позволяют создавать мероприятия, устанавливать напоминания, таймеры и многое другое. Такие инструменты значительно упрощают жизнь и организацию личного и рабочего времени для современного человека, так как не всегда возможно запомнить все ежедневные дела.

Кроме того, существуют специальные электронные приложения – такие, как Clear, 1-3-5 List, RescueTime, Trello, Loop — Habit Tracker и Notion, которые также могут быть полезны в управлении временем. Здесь очень важно отметить тот факт, что эти инструменты нуждаются с хорошей настройки под конкретную задачу и команду. Но нет ничего более полезного, как отлаженная работа, как пример, в Trello. Это сохранит вам время, деньги и нервы.

«Поедатели времени»

Эти явления также называют «хронофагами», «пожирателями» или «поглотителями времени». Часто нехватка рабочего и личного времени связана с тем, что человек тратит большую часть своего времени на выполнение ненужных дел, которые не приносят никакого полезного результата.

К таким занятиям можно отнести времяпрепровождение в телефоне, социальных сетях, а также бездействие, которое не приносит отдыха, а лишь вызывает чувство усталости и разочарования от потраченного впустую времени. Все эти действия можно отнести к хронофагам — занятиям, которые забирают время и силы, но не приносят пользы.
Мы часто замечаем, что когда проводим время без цели, у нас остается ощущение вялой усталости и глубокого неудовлетворения. Что еще более важно, потерянное время невозможно вернуть, а «пустая трата» времени может привести к задержкам в выполнении действительно важных задач. В результате мы начинаем спешить с выполнением срочных дел в последний момент. Однако, к хронофагам относятся не только бесцельные занятия. Также можно выделить другие факторы, влияющие на количество потраченного впустую времени:

Бесплановость работы, из-за чего тратится много времени на несущественные дела.
Неадекватная оценка собственных возможностей, способностей и скорости выполнения задач.
Трудности в самоконтроле и управлении своими потребностями – например, потребностью в еде или отдыхе. Человек может запланировать определенное количество дел на день, но выполнить только треть из них, так как на самом деле требуется больше времени для восстановления сил.
Отсутствие мотивации или слабая мотивация к выполнению работы. Приступая к какому-либо делу, полезно задать себе вопрос: «Зачем я это делаю? Какой результат я хочу получить?»

Ответы на перечисленные вопросы могут значительно повлиять на результативность работы и в конечном счете на эффективность выполнения стоящих перед вами задач.